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les outils collaboratifs pour améliorer la qualité de vie au travail et la productivité

 Les outils collaboratifs pour améliorer la qualité de vie au travail et la productivité

Productivité : le mot est lâché. Chacun a sa relation propre avec ce terme en fonction de son expérience.

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Peut-on Arriver à combiner productivité et amélioration de la qualité de vie au travail ?

En effet il s’agit de deux axes et enjeux prioritaires au sein des structures.

D’abord :

      • pour répondre aux nouvelles attentes des différents acteurs (clients, salariés, partenaires) ;
      • pour rester compétitif par rapport à la concurrence, qui a pu entamer et réaliser sa transformation numérique ;
      • pour rester, ou devenir, attractif et innovant

Ensuite car l’amélioration de la qualité de vie au travail est un sujet important dans la société moderne. Il s’agit même d’un axe principal pour les salariés dans leur perception de leur activité, leur motivation et donc leur productivité.

Performance des entreprises et bien-être des salariés sont liés

Il est possible de favoriser le bien-être au travail en améliorant le cadre du travail. Il y a donc une prise de conscience du milieu professionnel de la nécessité d’évoluer.

Pour cela, plusieurs axes de développement sont possibles pour augmenter la qualité de vie au travail et ainsi la productivité et l’efficacité de ses collaborateurs :

      • La mise en place d’outils collaboratifs facilitant le partage, la communication, l’organisation, la recherche et la production ;
      • Un changement dans l’organisation des espaces de travail et plus de flexibilité dans les rythmes  ;
      • Une plus grande communication et visibilité à tous les niveaux : dirigeants, managers, salariés.

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Une formation et un accompagnement nécessaire

    Ces évolutions ne peuvent pas se réaliser du jour au lendemain car plusieurs écueils existent :

        • Une culture et des habitudes de travail bien ancrées depuis de nombreuses années qui doivent être modifiées nécessitant un accompagnement régulier dans son quotidien professionnel
        • L’apparition de nouveaux outils numériques et de nouveaux usages nécessitant une montée en compétences et une formation adaptée et graduelle

    L’Académie 365 vous propose un parcours de formation adapté aux situations du quotidien permettant de devenir autonome sur les outils de Microsoft 365 et d’augmenter la collaboration dans les équipes et les structures. Nous focalisons nos activités pédagogiques sur des cas d’usage professionnel et les meilleurs pratiques collaboratives.

    Pour en savoir plus, contactez nous !!

    Guillaume, formateur Académie 365

    Apprenons-nous mieux avec le e-learning ?

     

    Apprendre grâce aux outils numériques est devenu aujourd’hui habituel. La crise sanitaire a accéléré le développement des modalités à distance. Mais la question se pose fréquemment : est-ce que l’on apprend mieux grâce au e-learning ?

    La question est vaste voire impossible à répondre telle que posée de cette façon car des facteurs supplémentaires sont nombreux : types de modalité et de public, structuration des parcours, accompagnement…

    Nous parlerons ici des bienfaits pédagogiques pouvant être apportés par les activités de e-learning. Il existe de nombreuses études sur le sujet et certaines se sont penchées sur l’apport des modalités du e-learning sur l’apprentissage et la mémorisation.

    Ces apports peuvent être :

      • visuels : les informations sont apportées par du texte et des images
      • auditifs : les informations sont apportées par du son
      • kinesthésiques : les informations sont apportées par l’action et l’expérience pratique

    Vous êtes plutôt auditifs, visuels ou kinésthésiques ?

    Il existe une croyance largement répandue qui associerait une personne à une perception privilégiée, auditive, visuelle ou kinesthésique, et donc à un style d’apprentissage préféré. Il s’agit cependant d’un mythe !!

    Les recherches récentes, notamment en neurosciences et en pédagogie, ont montré que nous étions tous visuels et surtout multisensoriels.

    C’est bien la combinaison de toutes les stimulations, généralement de manière conjointe, qui donne les meilleurs résultats et qui favorise l’apprentissage.

    Une information sera d’abord « stockée » dans notre mémoire de travail, la mémoire à court terme. Pour qu’une formation soit efficace, il faut ensuite passer les notions dans notre mémoire à long-terme. Pour cela il faut l’ancrer durablement, souvent par la répétition d’une action dans son quotidien, professionnel par exemple, et sur la durée.

     

     

    Mixer les modalités pour être plus efficace grâce au e-learning

    De cette manière les formations construites en 100% e-learning ou de manière mixte avec du présentiel sont idéales pour appliquer ces constats. En effet les outils de production, mais aussi d’utilisation par l’apprenant, sont complétement adaptés pour fournir des activités mixant vidéo, audio, interactivités et répétition et pour apporter cette répétition.

    C’est bien la diversité des méthodes et des supports pédagogiques qui permettra de fournir un message qui sera mieux appris et retenu.

     Pour finir, l’apport réel et pratique du e-learning va également dépendre d’autres facteurs à ne pas négliger comme :

        • l’accompagnement et le suivi permettant d’engager et de motiver les apprenants
        • la construction logique et réfléchie d’un parcours en fonction d’objectifs pédagogiques définis en amont
        • le contenu des apports théoriques et pratiques en adéquation avec la réalité et le contexte professionnels

    L’Académie 365 conçoit ses dispositifs e-learning en mettant ces considérations au centre de ses réflexions. Nos parcours proposent ainsi un cocktail savamment dosé de modalités et d’activités permettant de favoriser l’apprentissage et la mémorisation. Nous sommes également sensibles à l’importance de l’application en situation de travail des notions apportées durant nos formations.

    Pour en savoir plus, contactez nous !!


    Guillaume, formateur Académie 365

    Le Digital Learning : qu’est-ce que c’est exactement ?

    Aujourd’hui, la formation professionnelle à distance est de plus en plus acceptée. De nombreux avantages pour les stagiaires eux-mêmes mais aussi pour les structures professionnelles ainsi que le développement d’activités interactives et ludiques ont eu raison de plusieurs années de méfiance.

    En parallèle, les termes spécifiques se multiplient et des définitions se transforment, augmentant ainsi la confusion dans la tête des personnes non initiées. Digital Learning et e-Learning sont les plus fréquemment rencontrés et utilisés de façon régulière et interchangeables dans les communications autour de la formation professionnelle. Y a-t-il une différence ? et si oui laquelle ?

    Le DIGITAL LEARNING :

    Le Digital Learning, ou l’apprentissage par le numérique en français, désigne l’utilisation de tout outil numérique dans des parcours de formation.

    Ces parcours peuvent être réalisés en présentiel, 100% à distance, ou de façon mixte : c’est-à-dire en partie à distance et en partie en présentiel de manière classique, on parle alors de Blended Learning.

    Ainsi, des interactions numériques, par une tablette dans une classe en présentiel font partie du Digital Learning au même titre que des vidéos en ligne ou des classes virtuelles.

    Le Digital Learning n’implique pas une absence d’accompagnement ou un apprentissage sans tutorat ni la présence d’un formateur. Certaines modalités pourront être synchrones, en présence du formateur, en présentiel ou à distance, et d’autres modalités pourront être asynchrones, c’est-à-dire sans la présence du formateur.

    L’E-LEARNING :

    Il s’agit, par définition, d’un apprentissage 100% en ligne. Historiquement, les modalités e-learning sont faites pour être consommées sur un ordinateur. Avec le développement d’autres technologies numériques, comme les tablettes et les smartphones, la définition du e-learning a évolué et celui-ci est devenu une composante du Digital Learning.

    AU FINAL

    o L’e-learning est un des outils du Digital Learning, permettant d’apporter des connaissances et des compétences aux apprenants via des modalités à distance.

    o Le Digital Learning va plus loin en proposant des outils supplémentaires et complémentaires permettant de rendre les formations plus attrayantes, ludiques et efficaces. 

    Concrètement, le terme Digital Learning est celui qui est aujourd’hui utilisé le plus régulièrement et qui repousse le terme e-learning à des modalités spécifiques.

    N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations sur nos formations en Digital Learning

    Un “Google” dans ma société, ça vous dirait ?

    Le paradoxe

    Il y a un fossé abyssal entre les usages personnels et professionnels. D’un côté je peux, depuis un simple smartphone, trouver n’importe quelle information en quelques secondes grâce à Internet. De l’autre la quête d’un document sur le système d’information de ma structure peut s’avérer digne d’une Odyssée Homérienne ou d’une enquête Holmesque. Selon l’Association Information et Management (AIM) un employé passe en moyenne 7h30 par semaine (!) à chercher une information, papier ou numérique, sans forcément la trouver. Comment en est-on arrivé à un tel écart d’usage ?

    La réponse tient en 4 mots

    Les moteurs de recherche. Toujours plus rapides et bénéficiant de l’appui de l’intelligence artificielle, ils sont devenus les compagnons incontournables de chacun pour naviguer sur Internet.

    Chez TeamWay, nous avons choisi d’adjoindre l’aide précieuse des moteurs de recherche à notre Workplace. En effet, il n’est plus possible de capitaliser sur un système de classement dont les règles sont difficiles à partager et à faire respecter. Plus possible non plus de qualifier un document avec un titre unique qui parlera à tout le monde. D’autant plus lorsqu’on qu’une entreprise produit 60% de plus de fichiers numériques chaque année en moyenne. Je soumets au moteur de recherche intégré ce que je cherche via quelques mots clés. Il va me le trouver, comme le fait Google sur les milliards de contenus disponibles sur la toile.

    Vraiment tout ?

    Pour que les résultats soient encore plus efficaces, nous sommes même allés encore plus loin : nous allons reconnaître les mots contenus dans vos documents scannés ! Ainsi, je cherche ce que je veux sans me soucier de son emplacement ou du nom du document qui le contient. Une facture ? je tape son numéro ou son montant. Un courrier ? le nom du correspondant et l’objet, etc … J’aurai immédiatement tous les documents qui contiennent ces mots clés devant moi.

    Ainsi, grâce à la Workplace TeamWay le patrimoine informationnel de ma société est à ma disposition, en quelques secondes, H24, depuis n’importe où et n’importe quel appareil. On en parle ?

    Post COVID 19 – Le télétravail, oui mais…..

    La période de confinement a été une période très angoissante pour tout le monde. D’abord, c’est la présence d’un virus méconnu et dangereux à proximité de tous.
    Cela a été tout le monde chez soi et la grande majorité des Français, sérieux et responsables, ont suivi scrupuleusement les règles de confinement. Il n’y avait qu’à emprunter quelques rues de sa ville, à l’occasion du ravitaillement de sa tribu, pour s’en rendre compte.
    Cela a été quitter son travail pour la plupart, notamment dans le secteur tertiaire.
    Cela a été, pour les parents, s’organiser pour réinventer le quotidien en essayant de satisfaire les obligations (et aussi les attentes !) de chacun. C’est beaucoup d’inquiétude pour les Dirigeants qui perçoivent vite qu’hormis l’arrêt de l’activité pendant plusieurs semaines, elle aura forcément des conséquences au-delà, pour relancer la reprise. Inquiétude partagée par tous les salariés bien conscients que ce qui n’est pas bon pour leur employeur ne le sera pas plus pour eux. Bref on était tous concernés durant cette situation particulière.

    Télétravail

    Les moyens de télécommunications déjà en place, ou mis en œuvre à la hâte pour l’occasion, ont permis à 5 millions de personnes de pouvoir télétravailler.
    C’est environ 25% des salariés du pays.

    Les VPN ont surchauffé, les services de visioconférences ont explosé tous les records. Microsoft Teams, la solution de visioconférence et de collaboration de la suite Office 365 a annoncé 900 millions d’heures de visioconférence par semaine pendant le confinement ! La technologie IT a répondu présent et certains ont pu, plus ou moins, assurer un travail à distance. Nous ne sommes pas tous des professionnels de la santé ou des services désignés stratégiques par le gouvernement, mais nous nous sommes tout de même sentis utiles pendant cette période. Pour d’autres, chômage partiel et occupations à domicile : drôle de situation, mais pas le choix.

    Maintenant que nous avons retrouvé pour beaucoup le chemin du travail, un grand nombre ont eu le temps de réfléchir à leurs habitudes de travail. Mais aussi, pour certains, au sens du travail dans leur vie. Nous n’aborderons pas ce deuxième point dans ce blog tellement le sujet est vaste et dépend des motivations intimes de chacun. Donc, beaucoup s’interrogent sur le télétravail. Selon une enquête de Malakoff Humanis, 1/3 environ pour un télétravail régulier et 41% pour une pratique ponctuelle. En effet, pourquoi ne pas conserver une partie de son temps professionnel pour travailler à distance ? depuis une pièce agréable chez soi, les pieds nus ou bien au chaud dans des pantoufles ? Dans son jardin ou sur sa terrasse au soleil ? Ce serait super, non ?

    C’est aujourd’hui en effet tout à fait envisageable. Certaines entreprises l’ont déjà institutionnalisé comme leur marque de fabrique (et une belle économie sur leur loyer au passage). La plupart des directions y sont assez favorables, même si quelques freins subsistent :

    L’humain

    Il faudra encore faire la preuve pour les salariés de leur engagement dans leur travail et de leur aptitude à respecter à la fois le temps de présence (il faut rester joignable et à son poste aux heures de bureaux pour les autres !) et atteinte des objectifs. C’est-à-dire être capable d’assurer le même volume de travail. Les sociologues, syndicats et patronat devront trouver les règles. Adapter le code du travail et s’entendre sur les indicateurs à mettre en place pour que chacun trouve un cadre serein de travail. C’est question de bonne volonté et il y en a. Donc ça va marcher.

    La sécurité

    Il faudra sécuriser et pérenniser ce qui a été mis en place dans l’urgence. Les chiffres avancés par Cybermalveillance.gouv sont éloquents :

    • 30 000 % d’augmentation de cyber-attaques,
    • 400 % de hausse d’attaque de Phishing.

    En fait, la Pandémie n’a pas dopé les cybercriminels, mais l’usage d’un télétravail improvisé, sans mise en œuvre des mesures de protections nécessaires a permis aux menaces déjà actives de faire plus facilement mouche. Certains y ont laissé des plumes et je doute que l’expert d’assurance, voyant une installation improvisée, leur soit d’un grand secours. Il y a, comme dans toute choses, des savoir-faire et des règles de bonnes pratiques à respecter. Les technologies sont prêtes, matures et éprouvées depuis longtemps, avec des solutions qui s’adaptent bien aux différents cas de figure. Là aussi, un peu de volonté et cela sera vite fait, bien fait.

    L’organisation

    Là est la vraie décision à prendre pour que le télétravail prenne une dimension opérationnelle. Une décision qui reste à franchir dans beaucoup de structures. L’organisation de l’ensemble des informations et de la chaine traitement en mode numérique. Plus à moitié, mais totalement. Pas quelques-uns, mais tout le monde. Cela globalise la dématérialisation, le travail en mode projet (ou collaboratif), la communication interne, le SIRH et d’autres outils pour assurer toutes les tâches que nous avons à réaliser au quotidien. Cela inclut également les outils de communications : discussions, audioconférence et visioconférence, pour permettre les réunions internes/externes.

    Si je veux travailler à distance, avoir accès aux dossiers, aux procédures internes, aux référentiels documentaires encore faut-il qu’ils me soient accessibles en ligne. Tout doit donc être numérisé en amont. Il faut également que le contenu collecté ou créé au fil de l’eau, par mes collègues, mon équipe ou mes correspondants clients, fournisseurs et partenaires soit en permanence accessible à distance, donc également converti en format numérique.

    Si je veux travailler à distance, il faut que chaque usage ait été traduit dans son équivalent numérique. Sans quoi, soit il faut que je retourne au travail ou que je trouve quelqu’un sur place pour le faire : « Tu peux me faire passer la dernière facture X ? », « tu peux me scanner le dossier Y ? », etc … cela a pu être accepté pendant la crise, mais cela ne pourra pas être pérenne sauf à vite embaucher des bataillons d’assistantes. Pas d’actualité je crois.

    L’accessibilité

    Si je veux être efficace à distance, il faut également que ce contenu soit au moins aussi vite accessible que si j’étais au sein de ma structure professionnelle. Il faut donc une organisation efficace non seulement pour retrouver, mais aussi pour tout collecter. Car on comprend bien que cela ne va pas impacter que les télétravailleurs, mais bel et bien l’ensemble de l’organisation.

    Cette mise en place des usages et des méthodes d’organisation numérique collective est donc l’axe préalable incontournable avant d’envisager un télétravail efficace. C’est sur cette voie que devront porter les efforts d’apprentissage et d’organisation qui, in fine, bénéficieront à tous. Nous y reviendrons lors d’un prochain blog.

    Ne pas le faire, c’est condamner les acteurs à être « enchainés » à leur bureau. Le faire c’est donner la possibilité à votre structure de pouvoir conserver ses talents, s’attacher leurs services là où ils se trouvent et là où ils aiment vivre.

    C’est finalement je crois une des grandes leçons de ce confinement. C’est pour cela qu’il faut dès à présent l’initier.